Áp dụng hóa đơn điện tử trong quản lý hóa đơn chứng từ không còn quá xa lạ đối với hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc nhất định để chúng có thể mang đầy đủ giá trị pháp lý. Hãy cùng S-invoice tìm hiểu về những nguyên tắc của hóa đơn điện tử trong bài viết sau.
Khi tạo lập, tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải tuân theo những nguyên tắc được quy định tại Nghị định 119 về hóa đơn điện tử trong mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Các nguyên tắc đó bao gồm:
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ cá nhân hoặc hộ kinh doanh được quy định tại Điều 12, Nghị định 119/2018/NĐ-CP) phải giao cho người mua bản hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế theo đúng định dạng quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, không phân biệt giá trị từng lần giao dịch.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử vào trong giao dịch hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định về thuế, kế toán, giao dịch điện tử,... được quy định tại Nghị định này.
Thông tin thu được từ quá trình tạo lập hóa đơn điện tử là nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin về giao dịch cho các bên liên quan.
Việc cung cấp mã xác thực của cơ quan thuế dựa trên các thông tin của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp và chủ thể kinh tế chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin được in trên hóa đơn.
Đối với các máy tính tiền có kết nối dữ liệu đến cơ quan thuế thì việc tạo lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc sau:
Thể hiện được hóa đơn điện tử được tạo lập từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu đến cơ quan thuế.
Không bắt buộc phải có chữ ký số.
Khoản chi cho thu mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu đến cơ quan thuế sở hữu giá trị pháp lý khi kê khai hoặc xác định nghĩa vụ thuế.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu và tham khảo thông tin chi tiết hơn về hóa đơn điện tử, cụ thể là hóa đơn điện tử Viettel, thông qua những bài viết sau:
Cách lập hóa đơn điện tử Viettel
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử Viettel
[caption id="attachment_8225" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử và những nguyên tắc liên quan cần lưu ý khi sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử[/caption]Bên cạnh các nguyên tắc cần tuân thủ trong việc khởi tạo, việc tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử cũng cần phải tuân theo các nguyên tắc theo quy định tại Điều 28, Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các điều khoản cụ thể như sau:
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và thực hiện việc tra cứu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin trực tuyến của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu.
Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử một cách bất hợp pháp đều được Tổng cục Thuế công bố công khai ngay trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan này để các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu.
Trong trường hợp các cơ quan nhà nước hoặc các cá nhân có thẩm quyền được nêu rõ tại Điểm a Khoản 2 Điều 27 của Nghị định này có nhu cầu tra cứu các thông tin liên quan đến tình hình sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước và các cá nhân có thẩm quyền nêu trên;
Xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động là chức trách của Tổng cục Thuế.
Cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:
Để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước:
Bước 1: Truy cập vào trang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ sau: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2: Chọn vào thẻ “Thông tin hóa đơn, biên lai”, sau đó chọn “Hóa đơn” và tiếp tục với chức năng “Tra cứu một hóa đơn”
[caption id="attachment_8946" align="alignnone" width="512"]
Chọn chức năng “Tra cứu một hóa đơn” để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử[/caption]
Bước 3: Tại giao diện mới được hiện ra, doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử cần tìm kiếm, sau đó nhấn nút “Tìm kiếm”
[caption id="attachment_8947" align="alignnone" width="512"]
Nhập các thông tin hóa đơn cần tìm và nhấn nút “Tìm kiếm”[/caption]
Bước 4: Hóa đơn điện tử tương ứng với các thông tin sẽ được hiển thị trên màn hình.
[caption id="attachment_8948" align="alignnone" width="512"]
Kết quả được hiển thị của một hóa đơn điện tử[/caption]
Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice
Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice khá tương tự như cách tra cứu trực tuyến ngay trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập và thực hiện đăng nhập tại trang đăng nhập của hóa đơn điện tử S-invoice theo địa chỉ sau: https://business.sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html
Bước 2: Doanh nghiệp chọn thẻ “Tiện ích”, sau đó chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn”
[caption id="attachment_8949" align="alignnone" width="512"]
Chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử[/caption]
Bước 3: Nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử cần tìm kiếm, bao gồm:
Mã số thuế của người bán;
Số hóa đơn;
Mã số bí mật;
Ngày lập hóa đơn;
Mã bảo mật.
Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm” giao diện sẽ hiển thị hóa đơn điện tử tương ứng với các thông tin đã nhập.
[caption id="attachment_8950" align="alignnone" width="512"]
Bản thể hiện của một hóa đơn điện tử được tìm kiếm[/caption]
Bên cạnh những gì chúng tôi đã đưa, các thông tin trong bài viết sau có lẽ sẽ có ích cho nhu cầu tham khảo của doanh nghiệp:
Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc được quy định tại Điều 31 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cụ thể:
Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin theo các quy định tại Nghị định này thì được phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
Nếu các doanh nghiệp, tổ chức đã thực hiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành vẫn được phép tiếp tục cung cấp dịch vụ nhưng phải đảm bảo tuân theo các điều Nghị định này quy định.
Các nguyên tắc liên quan đến hóa đơn điện tử là một điều bắt buộc thực hiện đối với mọi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đây là một điều mang tính chất quá rườm rà. Để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice như một giải pháp mới cho vấn đề hóa đơn điện tử.
S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, từ đó mang lại tính pháp lý cho hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử trên S-invoice vô cùng nhanh chóng và tiện lợi. Tạo lập hóa đơn điện tử với S-invoice có thể bỏ qua được một lượng lớn thủ tục hành chính phức tạp, giúp tiết kiệm đến 75% thời gian so với thông thường.
[caption id="attachment_8951" align="alignnone" width="512"]
S-invoice giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính về hóa đơn điện tử, tiết kiệm đến 75% thời gian làm việc và 80% chi phí in ấn, chuyển phát hóa đơn[/caption]
Ngoài những tiêu chí bắt buộc cần phải có trên một phần mềm hóa đơn điện tử, S-invoice còn sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội như:
Hệ thống làm việc của S-invoice được tổ chức một cách thông minh, gia tăng hiệu quả làm việc.
Có thể sử dụng S-invoice đồng bộ với nhiều dịch vụ khác:
Hạ tầng mạng lớn và ổn định, khả năng bảo mật dữ liệu mạnh mẽ;
Chất lượng dịch vụ được đảm bảo từ nhà cung cấp Viettel;
Nhiều chính sách ưu đãi về dịch vụ: chữ kỹ số, tin nhắn thương hiệu, lưu trữ dữ liệu kết nối, các dịch vụ hướng đén đối tượng...
Hạ tầng công nghệ hiện đại, đồng bộ có khả năng phát hành hàng triệu hóa đơn/ ngày
Hỗ trợ 24/7, trung tâm Công nghệ thông tin khắp 63 tỉnh thành sẵn sàng hỗ trợ lắp đặt và hỗ trợ sử dụng.
Để được hỗ trợ về S-invoice của Viettel doanh nghiệp có thể liên hệ theo 02 cách sau:
Truy cập website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Liên hệ hotline: 18008111
