Các tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu của hóa đơn điện tử do pháp luật quy định. Đâu là giái pháp hóa đơn điện tử uy tín với năng lực hạ tầng tốt để đồng hành cùng doanh nghiệp dài lâu giúp tổ chức trung gian đảm bảo quyền lợi và uy tín của mình? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết băn khoăn đó!
Hóa đơn điện tử là bản tổng hợp về các thông tin, dữ liệu về giao dịch hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được khởi tạo, quản lý và lưu trữ bằng hệ thống máy tính của các doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế theo quy định của pháp luật.
06 tiêu chí về nội dung cần phải có trên một hóa đơn điện tử bao gồm:
Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu và số thứ tự của hóa đơn điện tử
Tên, mã số thuế và địa chỉ của bên bán
Tên, mã số thuế và địa chỉ của bên mua
Tên, đơn vị tính, đơn giá, số lượng của hàng hóa, dịch vụ; số tiền cần thanh toán được thể hiện bằng số và chữ
Ngày tháng lập, gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của bên bán; chữ ký điện tử của bên mua nếu người mua là đơn vị kế toán
Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Việt, chữ số sử dụng là các chữ số tự nhiên (0,1,...9), dấu phân cách giữa hàng nghìn,triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ là dấu (,), dấu phân cách giữa phần nguyên và thập phân là dấu (.). Các trường hợp ngoại lệ khác được quy định cụ thể tại Điểm g, Điều 6, Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử quy định việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, dịch vụ
Các thông tin liên quan về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo trực tiếp tại bài viết liên quan: “Hóa đơn điện tử là gì?”
[caption id="attachment_8585" align="aligncenter" width="512"]
Hóa đơn điện tử và các nội dung cần thiết của một hóa đơn điện tử[/caption]
Để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện:
Đáp ứng đầy đủ các điều kiện và đang sử dụng hình thức giao dịch điện tử trong kê khai thuế, hoặc là các chủ thể kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử đối với các hoạt động ngân hàng.
Đảm bảo các yêu cầu hạ tầng công nghệ thông tin đối với việc sử dụng, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Đội ngũ nhân lực đủ khả năng, trình độ trong việc khởi tạo, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp, tổ chức có chữ ký điện tử theo pháp luật quy định.
Đồng bộ giữa phần mềm bán hàng với phần mềm kế toán nhằm đảm bảo thông tin hóa đơn điện tử về bán hàng, cung cấp dịch vụ được lưu chuyển tự động đến phần mềm kế toán ngay thời điểm tạo lập hóa đơn điện tử.
Đảm bảo khả năng sao lưu, lưu trữ, khôi phục dữ liệu hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu các yêu cầu về chất lượng lưu trữ.
Để có thể được phép cung cấp các dịch vụ về hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế phải đảm bảo đáp ứng được các quy định tại Điều 5, Thông tư 32/2011/TT-BTC, bao gồm:
Doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, có một trong các giấy phép: Giấy phép đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc các ngân hàng có hoạt động trong lĩnh vực giao dịch điện tử.
Các chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo được các quy định về nội dung theo Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nêu.
Đã thực hiện triển khai hệ thống có khả năng phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức và doanh nghiệp với nhau.
Đảm bảo hệ thống thiết bị, kỹ thuật có thể cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đảm ứng được các yêu cầu kinh doanh và những quy định của pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử.
Có khả năng bảo mật nguồn thông tin dữ liệu trên hóa đơn điện tử trước các nguồn truy cập xấu từ bên ngoài.
Có các truy trình sao lưu trực tuyến và khôi phục dữ liệu và các biện pháp phòng ngừa cho các tình huống xấu về thất thoát dữ liệu.
Có khả năng lưu trữ kết quả các lần truyền nhận dữ liệu giữa các bên tham gia vào giao dịch.
Báo cáo đến cơ quan thuế về danh sách các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức và số lượng hóa đơn đã sử dụng theo định kỳ 06 tháng một lần theo Mẫu số 03 Phụ lục kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
[caption id="attachment_8586" align="aligncenter" width="481"]
Mẫu số 03 Phụ lục kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC[/caption]
Hóa đơn điện tử được triển khai áp dụng từ ngày 01/11/2018 và trở thành tiêu chí bắt buộc trong quản lý hóa đơn chứng từ doanh nghiệp từ ngày 01/11/2020. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng phần mềm S-invoice để tiếp cận và bắt kịp lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính.
S-invoice được phát triển bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội Viettel cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử an toàn, thông minh và tiện ích cho doanh nghiệp. S-invoice đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, giúp giảm thiểu lượng lớn thủ tục hành chính và tiết kiệm hơn về thời gian khi làm việc với hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, S-invoice còn mang đến nhiều lợi ích khác khi sử dụng như:
Doanh nghiệp có thể tạo lập, làm việc và truyền tải hóa đơn điện tử cho đối tác trên phương thức trực tuyến email, hộp thư theo cấu hình đặc thù của bệnh viện, trường học, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý tài chính, phần mềm kế toán, hệ thống đóng như Opera, Micro, Sap... Từ đó có thể giúp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể cho quản lý, in ấn và truyền gửi hóa đơn truyền thống.
[caption id="attachment_8588" align="aligncenter" width="512"]
Khi sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều dịch vụ đồng bộ trên hạ tầng mạng với giá ưu đãi (nhắn tin thương hiệu, chữ ký số, email sever, dịch vụ hướng đối tượng,...[/caption]
Hỗ trợ tính năng tạo nhanh hóa đơn điện tử với hàng trăm mẫu hóa đơn tích hợp sẵn, miễn phí. Doanh nghiệp cũng có thể thiết kế mẫu hóa đơn riêng, đặc thù theo đặc thù doanh nghiệp với hàng trăm mẫu hóa đơn.
[caption id="attachment_8589" align="aligncenter" width="512"]
Tại kho hóa đơn của Viettel đã tích hợp sẵn 100 mẫu thiết kế, doanh nghiệp có thêm nhiều sự lựa chọn[/caption]
Hóa đơn điện tử S-invoice, thừa thưởng từ hạ tầng công nghệ hiện đại, đồng bộ của Tập đoàn Công nghiệp Viễn thông Quân đội có khả năng phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày với cam kết công nghệ bảo mật nhiều lớp, an toàn tuyệt đối trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn trên máy chủ Viettel. Thực tế, Viettel đã áp dụng hóa đơn điện tử cho dịch vụ Viettel với quy mô 15 triệu hóa đơn/tháng. Con số này không chỉ thể hiện năng lực của S-invoice mà còn khẳng định nỗ lực của Viettel trong việc đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng và tối ưu hóa các tính năng của hệ thống và hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất.
[caption id="attachment_8590" align="aligncenter" width="512"]
S-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt, bảo mật giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian[/caption]
Tốc độ triển khai nhanh và chất lượng: Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp được khởi tạo tài khoản.
Viettel cam kết đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp, hỗ trợ 24/7. Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục cần thiết khi làm việc với cơ quan thuế. Viettel cũng là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư số CA, khách hàng có thể được hỗ trợ giá tối ưu nhất. Miễn phí lưu trữ hóa đơn đã phát hành trên hệ thống Viettel 10 năm.
Doanh nghiệp có thể ký hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị USB Token nhờ công nghệ bảo mật nhiều lớp, giám sát 24/7, đảm bảo an toàn toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn
Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo và sử dụng hóa đơn điện tử hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
